讓開會(huì)效率提高不止一倍的秘籍

引言：曾幾何時(shí)，沒有效率的會(huì)議成為工作的最大時(shí)間殺手，很多人對(duì)此深惡痛絕，但是面對(duì)開會(huì)決策的機(jī)制又無能為力。本文提出了幾大優(yōu)化點(diǎn)，供深陷會(huì)議泥沼的人奮起自救之用。

會(huì)議早就一直是商業(yè)世界的笑柄。但它們并非一定要如此。你可以完成更多的事情，假設(shè)你遵循一些基本的步驟并且是與其他人合作來獲得必要的關(guān)注和努力。

確保你真地需要開會(huì)

會(huì)議的最大的問題，是它們已經(jīng)成為了工作中許多問題的一個(gè)默認(rèn)的回應(yīng)。對(duì)某事不確定？開個(gè)會(huì)。需要審核材料？召集大家開會(huì)。不幸的是，以這種方式開始可以被翻譯成“想要浪費(fèi)大量的時(shí)間？開會(huì)”。

為了讓會(huì)議開得更好，只召集你真正需要的人。如果你想要告知一個(gè)團(tuán)隊(duì)一些事情，發(fā)送一份備忘錄。會(huì)議應(yīng)該產(chǎn)生行動(dòng)。如果與會(huì)的每個(gè)人沒有在離開的時(shí)候承擔(dān)一定的責(zé)任，你就必須首先要問為什么要召開這次會(huì)議。

創(chuàng)建會(huì)議結(jié)構(gòu)

你無法在不進(jìn)行設(shè)計(jì)的情況下，創(chuàng)造出一個(gè)產(chǎn)品或市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)。不要舉行會(huì)議，除非你已經(jīng)有了明確的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。這就意味著你可以簡(jiǎn)單地說明它意欲涵蓋哪些內(nèi)容以及為什么它對(duì)公司的運(yùn)營(yíng)和戰(zhàn)略是重要的。同樣的，如果公司沒有一個(gè)明確的召開這次會(huì)議的原因，那你就并不需要開會(huì)。還要決定誰(shuí)是絕對(duì)需要參加會(huì)議的。不要在花名冊(cè)上添加比你所需要的更多的人員；與會(huì)者們可以隨時(shí)向他們的部門中的其他人進(jìn)行簡(jiǎn)短的說明。

接下來，建立一個(gè)強(qiáng)大的會(huì)議議程。這些文件往往會(huì)作為一種形式而落空。但是，這正是你需要設(shè)置會(huì)議的基調(diào)的地方，并開始控制的過程。會(huì)議議程就像是文章的重要部分的大綱。很少有人會(huì)喜歡做這項(xiàng)工作，甚至更少有人能把它辦得很好，但幾乎每個(gè)人都需要它們。

會(huì)議議程應(yīng)該包括會(huì)議的總體目標(biāo)和其意欲達(dá)到的結(jié)果。它應(yīng)該指出此次會(huì)議將會(huì)開多長(zhǎng)時(shí)間以及配發(fā)到每個(gè)部分的時(shí)間量，并且要在會(huì)議實(shí)際開始的很久之前就絕對(duì)聯(lián)系到所有的參加者。讓每個(gè)人都習(xí)慣做好準(zhǔn)備。有時(shí)候，讓其他人幫忙制訂會(huì)議議程會(huì)是有所幫助的。你會(huì)得到更廣泛的支持，而其他人可能會(huì)提出你錯(cuò)過了的重要觀點(diǎn)。

考慮讓會(huì)議開得比你最初認(rèn)為其所必須的事件要顯著得更短；前保險(xiǎn)業(yè)高管及現(xiàn)任咨詢顧問維克托·利普曼（Victor Lipman）說將其時(shí)間削減一半。這看起來似乎過于極端，但卻值得一試。最終你能夠更好地估計(jì)所需要的會(huì)議時(shí)間。

獲得一些尊重

人們因?yàn)檫^去的經(jīng)驗(yàn)而對(duì)會(huì)議不尊重。你需要堅(jiān)定地引導(dǎo)他們保持正確的態(tài)度。首先，會(huì)議要嚴(yán)格地準(zhǔn)時(shí)開始。這一點(diǎn)出于以下原因而成為了經(jīng)典的建議：它是有道理的。你會(huì)在開始的前幾次看到一些遲到的人，但是，如果你推遲開會(huì)的時(shí)間，會(huì)議將繼續(xù)消耗比它們應(yīng)該需要的更多的時(shí)間，并做出遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于你想要的結(jié)果。

設(shè)定計(jì)時(shí)器。當(dāng)計(jì)時(shí)器發(fā)出到時(shí)提醒時(shí)，會(huì)議結(jié)束。這將有助于人們集中注意力。

得到更多的關(guān)注

以下來自一家公司的博客的兩個(gè)項(xiàng)目有著不俗的表現(xiàn)：每個(gè)人都檢查自己的手機(jī)，并將自己的筆記本電腦關(guān)機(jī)放到一邊。沒有人閱讀電子郵件或是瀏覽別的東西。如果人們需要做筆記，他們可以使用的紙筆。手寫記筆記揮提高記憶力，并且也能讓人保持不受到潛在的分心對(duì)象的影響。

也可以考慮設(shè)置一份官方設(shè)定的筆記。這并不是讓個(gè)人筆記作廢。特定的細(xì)節(jié)對(duì)于一些人可能比其他人的要更重要。但是，有一個(gè)正式版本以供參考也很好。

積極地運(yùn)行會(huì)議

每一次會(huì)議都需要主持。如果你在這方面是無可救藥的糟糕的話，你可以讓別人來承擔(dān)這部分工作，但是一定要有人做。讓人們不跑題并且按照預(yù)定時(shí)間進(jìn)行會(huì)議。在會(huì)議的一部分的時(shí)間要用完的時(shí)候，你要查看計(jì)時(shí)器并提醒人們?？偨Y(jié)內(nèi)容較多的重點(diǎn)，以確保團(tuán)隊(duì)成員們都明白說了些什么，以及你有一個(gè)簡(jiǎn)潔版本的筆記。別讓人們對(duì)會(huì)議的話題感到昏昏欲睡。

跟進(jìn)

每個(gè)人在散會(huì)時(shí)都沒有什么需要在之后完成的工作的會(huì)議是很少見的。（事實(shí)上，如果這種事情發(fā)生了，你就不應(yīng)該舉行這次的會(huì)議。）你將需要跟進(jìn)與會(huì)人員的工作并確保他們做了他們說自己會(huì)做的事情。

運(yùn)行高效的會(huì)議需要一系列的技能?，F(xiàn)在已經(jīng)到了發(fā)展這些技能的時(shí)候了。你和你的公司將會(huì)完成更多的工作并且在開會(huì)上花費(fèi)更少的時(shí)間。

來源：中外管理雜志